Что такое онлайн-касса

После внесения поправок в 54-ФЗ бизнес начал устанавливать онлайн-кассы – «умную» технику, которая сохраняет информацию на фискальных накопителях, передает отчеты о продажах в ФНС через специального оператора, печатает чеки нового образца. Использование работающей онлайн контрольно-кассовой техники (ККТ) значительно упрощает отчетность и проверки, продажи товаров или услуг становятся понятными для потребителей.

Преимущества онлайн-кассы:

значительное уменьшение, упрощение отчетности;
сокращение выездных налоговых проверок;
снижение временных затрат на регистрацию ККТ;
простой контроль над продажами во всех торговых точках через личный кабинет.

Суть онлайн-кассы (ОК):

в ОК вместо ЭКЛЗ установлен фискальный накопитель (ФН) – главная память, сохраняющая чеки, шифрующая сохраненные данные, формирующая специальный код для их проверки и последующей передачи;
для регистрации нового оборудования не нужен визит в ФНС – оформление дистанционное: заявление с электронной подписью отправляется на сайт ведомства;
клиентам выдаются электронные чеки – при покупках в интернете или бумажные – в торговых точках;
ФН меняется раз в 12, 15, 36 месяцев;
договор ЦТО необязателен.

Для чего делают онлайн-кассы:

В течение последнего года условия и формат работы ритейла стремительно меняются: торговые предприятия активно переходят на работу онлайн, либо принимают оплату за товары или услуги удаленно (например, при работе с доставкой из магазина на дом). Для многих это единственный шанс выжить в условиях пандемии. И если раньше онлайн-шопинг был просто удобным для покупателей инструментом, то теперь он стал необходимым.

Все большее число продавцов обращаются в банки и подключают на свои сайты услугу интернет-эквайринга, получают возможность наращивать интернет-продажи при посредничестве банка-эквайера. Интернет-эквайринг – быстрый, удобный, безопасный способ приема безналичной оплаты через специальный интерфейс в сети. Эта опция позволяет бизнесу быстро перестроиться под обновленные правила торговли в сети. При расчетах принимаются карты VISA, MasterCard, МИР, UnionPay, JCB.

Что входит в онлайн-кассу:

аппарат с ФН;
программное обеспечение;
техника для подключения к интернету.

Комплектование подбирается в зависимости от специализации предприятия, посещаемости торговой точки, режима налогообложения и прочих факторов. К современным устройствам подключается дополнительное оборудование (принтер, планшет, сканеры штрих-кодов, ноутбук).

Онлайн-касса для ИП:

Многие интернет-магазины, не желающие нарушать законодательство и одновременно тратиться на покупку необходимого оборудования, отдают предпочтение облачным онлайн-кассам, которые можно взять в аренду. Установка кассового аппарата при этом не требуется, а аренда будет доступна даже предпринимателю с ограниченными ресурсами, который только начинает работу.

Интернет-магазины, подключенные к таким облачным сервисам, автоматически избавляются от ряда неудобств, которые могут сопутствовать работе с онлайн-кассами. Все данные сохраняются в облаке:

время суток не имеет значения – платежи осуществляются в удобное покупателю время;
не страшно, ели из-за проблем у провайдера пропадет интернет или отключилось электричество;
не требуется ФН;
все сведения о продажах, отчетах доступны в личном кабинете;
не нужно тратиться на программное обеспечение.

Арендованные кассы не загромождают офис или склад, для их обслуживания с ними не нужен кассир.

Как работает онлайн-касса

ОК бывают стационарные или портативные (переносные), вместо них может использоваться планшет с установленным специальным ПО. Обязательное условие: для работы понадобится электронная подпись. Она необходима при регистрации или снятии с учета ККТ в ФНС, замене ФН, заключении/расторжении договора с ОФД.

Процесс продажи товаров или услуг максимально упростился:

делая покупку на сайте, покупатель вводит данные своей карты, либо рассчитывается удобным способом в магазине, ресторане, любом предприятии сферы услуг;
у продающей стороны, кроме традиционной обработки заказа, формируются данные для электронного чека;
не позднее, чем через 5 минут после совершения оплаты кассовый аппарат продавца пересылает покупателю чек по СМС или электронной почте;
сведения о сделке автоматически перенаправляются через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС.

Простота использования – главное преимущество ОК для интернет-магазинов и компаний: не нужно специально обучаться, достаточно короткого инструктажа. У приложения ОК простой и понятный интерфейс. Программа легко адаптируется под любые нововведения, все обновления бесплатны.
Основное требование – проводка всех операций и выдача чеков, тогда у ФНС не возникнет причин для дополнительного контроля работы торгового предприятия.

Какие бывают кассы

Главная задача, с решения которой начинают предприниматели, перестраивающиеся на работу по 54-ФЗ – выбор оборудования. Новая ККТ делится на категории:

фискальный регистратор – компактный бокс без экрана с печатным устройством и ФН внутри; управляется внешне через кассовое ПО, установленное на компьютерную технику или любой подходящий гаджет;
автономная ККТ – приборы с маленьким дисплеем, работающие на аккумуляторе или от сети, отправляющие информацию через установленную внутри сим-карту. Вариант для мелких магазинов с небольшим количеством позиций в продаже;
смарт-терминал – компактное оборудование с сенсорным дисплеем, вмонтированным принтером чеков, ФН, кассовым ПО, работает через любой тип подключения к интернету. К нему подвязывается терминал эквайринга, сканер штрих-кодов, денежный ящик, пр.
с интегрированной банковской частью – неперемещаемые или переносные модели со встроенным эквайрингом: вариант для курьерских служб, ИП и компаний, торгующих на выезде;
облачные кассы – для определенных типов коммерческой деятельности: размещаются в любом месте, предоставляются за установленную арендную плату «под ключ», в которую включены обслуживание, лицензия на ПО «Электронный чек»; используются в интернет-торговле, транспорте, курьерских компаниях, ЖКХ. Одна касса работать с несколькими ресурсами, мобильными приложениями, витринами в соцсетях, несколькими транспортными средствами одновременно, штатом курьеров, принимать платежи за жилищно-коммунальные услуги от жильцов в любом месте;
для торговых автоматов – встроенные в корпус, либо расположенные удаленно устройства.

Как подключить онлайн-кассу

Вполне возможно подключить ОК самостоятельно. Достаточно приобрести бюджетную модель, подписать договор с оператором, зарегистрировать ее по всем правилам, подключить аппарат – касса готова к ручному пробиванию чеков. Автоматизация торговых точек – процесс более сложный. Нужно корректно интегрировать программы ККТ с теми системами, которые использует предприниматель, будь то платежный терминал, сайт, складская программа, CRM.

Специалисты компании «Webstudio TOP» помогут подключить и наладить работу онлайн или облачных касс в торговых точках или интернет-магазинах, на предприятиях сферы услуг. Установят необходимое ПО, подключат и настроят работу дополнительных устройств, обеспечат техническую поддержку в течение всего срока работы оборудования.

Как выбрать онлайн-кассу

Десятки разработчиков регулярно выводят на рынок новые модели онлайн-касс. Каждая из сотен моделей наделена определенным функционалом, рассчитанным на конкретный вид бизнеса. Выбирая оборудование лучше ориентироваться на ряд основных показателей:

цена оборудования – стоимость разных моделей может значительно отличаться. На нее влияют габариты ККТ, тип фискального накопителя, потребляемая мощность, скорость печати, возможность подключения дополнительного оборудования, пр.;
размер магазина – небольшим магазинам нет смысла тратиться на технику с расширенным функционалом; при загрузке более 100 чеков в день лучше обратить
внимание на смарт-терминал;
наличие акцизных товаров – например, предприятиям, торгующим алкоголем, не обойтись без ОК, работающей с ЕГАИС.

Вопросы и ответы

Обязательна ли онлайн-касса бизнесу? ОК устанавливается на каждом предприятии и у каждого ИП, занимающегося розничной торговлей, платящего ЕНВД, оказывающего услуги общепита, в том числе на патентной системе налогообложения.

Какая онлайн-касса лучше? Выбор лучшей системы зависит от особенностей бизнеса, среднего количества операций за смену. Разнообразие оборудования позволяет подбирать модель под любые условия работы. В модельном ряде топовых производителей (Эвотор, Атол, Меркурий, Штрих, пр.) представлены онлайн-кассы всех возможных типов.